I et frokostmøte hos vår bankpartner Sparebank 1 Hallingdal Valdres ble nysgjerrigheten min vekket for lit over et år siden. Tema som papirløs administrasjon, innovative systemer, forenkling og effektivisering ble diskutert. Spørsmål strømmet i rommet om antall brukere, bilag, hva koster det, går det virkelig og er det noe for oss tror du? JA sa kroppen, hode sa nei….Så åpnet seg en naturlig mulighet i våres, nå gjør vi det tenkte jeg.

Knapt seks måneder senere har vi en papirløs administrasjon og fra september var vi operative med innovative og digitale systemer levert gjennom vår nye partner Regnskapshuset, et selskap eiet av Sparebank 1.

HoltePortalen har gitt oss muligheten til en tilsvarende hverdag på byggeplass. Byggeleder skal sammen med sitt team digitalt fra mobil og applikasjoner håndtere de fleste oppgaver relatert til dokumenter, sjekklister, rutiner, HMS, dokumentasjon og avvik. Opplæring og testing er gjennomført og vi har akkurat begynt og benytte systemene i operative prosjekter. 

Byggesøknad med tilhørende nabovarslinger skjer digitalt fra Holte sin plattform men fra PC, og ble tatt i bruk i juni. 

I mai tok vi i bruk Boligmappa Bedrift der vi digitalt samler det som heter FDV dokumentasjon. Når dokumentasjonen er fullstendig laster vi opp denne til Boligmappa der sluttbruker har all informasjon tilgjengelig for driftsfasen, som er særlig relevant for vedlikehold. 

Timeregistrering har i lang tid vart digital hos oss. For å optimalisere den nye administrasjons plattformen ble også timeregistrering vurdert og fra nyttår kommer det å være integrert i våre systemer fra Regnskapshuset. 

Vi har valgt å gjennomføre våre endringer fordi det gjør oss bedre i stand til å etterleve gjeldende krav, forenkle for våre ansatte og samtidig kunne levere et bedre dokumentert produkt til våre kunder. Som konsekvens av våre endringer reduserer vi administrasjonen, og enkelte oppgaver er fordelt på ansatte. Som leder mener jeg endringene er en naturlig retning i egen bedrift, der vi ønsker å gå i mest mulig jevn takt med den øvrige teknologiske utviklingen.